如何建立规范的员工费用报销流程

一般企业的费用报销流程普遍存在以下两个问题。

第一，审批流程长，需要挨个找领导审批，效率低下。例如，员工找领导审批报销单时，领导正在打电话或与人谈事情，报销人员不便贸然闯进去，只好在门外等待或先离开，下次再去，非常耽误时间。

第二，每笔报销单都要提交财务部审核，容易把财务部正常的工作节奏打乱。

华为公司创建初期员工费用报销是怎么做的呢?与一般中小企业的做法类似。但现在华为公司的员工报销费用，既见不到会计人员，也见不到出纳人员。华为公司实现了费用报销IT流程化处理。下面就以华为公司为例来讲述企业应如何建立规范的员工费用报销流程。

1、员工费用报销流程环节的优化

智能手机尚未普及时，华为公司就已在互联网上开发了员工自助费用报销系统。能上网的地方，公司员工就能登录员工自助费用报销系统填写费用报销单，填写完毕后，系统会自动将费用报销单提交领导审批。现在除了网页版的SSE(员工自助报销系统)，还有手机App版的员工自助费用报销系统，员工填报费用报销信息更加便捷。

以差旅费报销为例，员工先上网填报差旅费报销信息，信息流转到主管领导处;主管领导需确认差旅事项的真实性及费用的合理性;主管领导确认后，再由上级权签人审批。

同时，报销人员需将费用报销单打印出来，附上相应的发票，提交给部门秘书。秘书会集中将部门内员工的费用报销单快递至财务共享服务中心。财务共享服务中心签收后，出纳会集中打款。这时，整个报销流程结束，接下来就该会计做账了。

与早期员工费用报销流程相比，华为公司财务部对以下几个流程环节进行了优化。

·审批环节，由电子审批代替人工审批。以前报销人员必须找到领导面对面签字，现在电子流程审批即可。

·单据流转环节，实现集中快递处理。以前是报销人员挨个拿着单据送到财务部，现在只需快递至财务共享服务中心。

·付款环节，系统批量处理代替了逐笔打款。以前要由出纳一笔一笔给报销人员打款，现在系统能归集员工姓名、身份证号、银行账号等信息，与网银对接后可批量转账，大幅减少了出纳的工作量，也降低了转款的差错率。

·账务处理环节，由系统自动化处理代替手工录入。以前每报销一笔费用，会计就要做一笔分录，这样不仅效率低下，而且容易出错。现在华为公司已部分实现账务处理人工智能化，通过员工自助费用报销系统与财务软件对接，系统可直接生成费用报销的会计凭证。

华为公司的财务总监在2017年新年致辞中提到，“在会计核算领域，我们积极尝试自动化、智能化，将标准业务场景的会计核算工作交给机器完成。目前，年平均约120万单的员工费用报销，员工在自助报销的同时，机器根据既定规则直接生成会计凭证。”

2、费用报销审批要求

首先，由主管领导对下属费用报销的真实性和合理性把关。

华为公司的会计人员一般不对费用发票做实质性审核，主要原因在于：

第一，费用的真实性应由报销人员的主管领导把关，因为他们才真正知情;

第二，费用审核工作量很大，成本效益上不划算。

例如，公司全年120万单费用报销，每一单审核需要3分钟的话，总计耗时360万分钟。这360万分钟的费用审核需要多少人工去完成呢?

可能有人担心另一个问题，若出现虚假报销该怎么办?除了前端主管领导的把关，华为公司在后端通过审计抽查对此予以监督。审计抽查是一种事后监控模式，如果抽查发现有问题，弄虚作假者会受到较重的处罚。

其次，限定领导电子审批的时间。

为了保证费用报销审批的及时性，华为公司规定了电子审批的时限。自电子流程流转到审批人之日起，超过一定时间没有审批的，系统将自动跳转到下个环节，默认本环节审批人已经同意。当然，默认审批通过后出了问题的，责任由该审批人承担。另外，公司会定期提取审批时效记录予以通报，超时审批会给予批评。

再次，限定员工费用报销的时限。

华为公司员工费用报销原则上要在费用发生后三个月内提交申请。超过三个月，但未超过六个月的，须说明未及时报销的原因，申请特批;超过六个月的，不予报销。

最后，丢失发票只报销费用的50%。

如果员工不小心将发票弄丢，只要能证明费用真实发生了，也可以报销。但报销时需要提交详细的情况说明。审批通过后，可报销费用的一半。

为什么只报销一半呢?一方面，发票丢失了，所报销的费用不能在企业所得税税前扣除，这意味着公司要承担企业所得税损失，这部分损失是员工造成的，理应由员工承担;另一方面，少报销的部分带有处罚性质，可视作对个人粗心大意弄丢发票的惩处。

3、内审对员工费用报销的监督

华为公司给每个员工都建立了费用报销诚信档案，每个员工都有诚信分值。这个分值会决定个人费用报销被审计抽查的概率。

员工刚入职时初始分为80分，以后每报销一笔费用，若没有出现差错，就可以加1分，最高可累加到120分。

诚信分数为80～90分的，内审的抽查比例是20%;90分以上的，抽查比例是10%;100分以上的，抽查比例是5%。分数在80分以下的，所有的费用报销都需要检查。另外，分数低于70分的，每笔费用报销财务部都要事先审核，这将导致费用报销时限拉长。

华为公司的审计对费用报销的抽查非常严格，即便对公司高管也不例外。

例如，华为公司的差旅费报销制度规定，只有病员出差才允许有人陪同，领导出差时陪同人员的机票不能在公司报销，需由领导个人负担;出差期间的洗衣费不允许报销，等等。这些都属于不当报销。年末，内部审计要对董事会成员进行廉洁审计，如有不当报销，会被写进审计报告。

4、公司内审对领导审批权的监督

前面提到，华为公司员工的费用报销一般情况下财务部不会一一审核，主要由主管领导把关。如果主管领导把关不严怎么办?例如，公司某位领导对下属的费用报销审核未能认真履责，导致报销了一些不当费用，审计抽查时发现了这一情况，要怎么处理呢?

第一，公司会要求这位领导承担连带赔偿责任，如不当报销费用的员工已离职，由审批人赔付不当报销金额。

第二，停止这位领导费用报销权签权力三年。如果这位领导本人希望恢复该项权力，需自费请两名注册会计师对他过去三年所审批的费用报销单进行审计，如审计发现还有不当报销，领导依旧需要承担连带赔偿责任。

任正非先生曾说：“审计是司法部队，关注‘点’的问题;财务监控关注‘线’的问题，与业务一同端到端地管理;道德遵从委员会关注‘面’的问题，持续建立良好的道德遵从环境，是建立一个‘场’的监管。”这番话中的“点、线、面、场”该如何理解呢?

审计监督关注个案，自然是“点”的监督，让人不敢乱为;

财务监督依靠制度流程，是“线”的监督，让人不能乱为;

道德依赖自律，需要员工时时刻刻自觉，是“面”的监督，目的是让人不想乱为;

自律是成本最低的管理模式，但自律也是不能尽信的管理模式，倘若企业形成了良好的管理文化，文化的监督自会无处不在，这就是“场”的监督。“点、线、面、场”监督论，同样也适用于规范员工的费用报销。