费用报销如何做到及时、规范、高效

绝大多数会计人员的职业生涯是从做出纳开始的，费用报销是出纳工作中很重要的一项。费用报销看起来简单，但真要做起来门道却不少。

如何让费用报销工作做到及时、高效、规范呢?下面几点建议可供参考。

1、费用报销制度条文要明细化

费用报销要做到及时、规范、高效，最好制度先行，财务部要制定明确的规章制度。制度条文一定要做到足够明细化，让各种可能出现的报销场景都有相应的约定。例如，员工出差有出差补贴，要计算补贴的天数，那么天数怎么算呢？

员工8月1日出差，8月2日回来，算一天还是算两天?算头不算尾的话，只需给一天的出差补贴。头尾都算，就应给两天的出差补贴。

特殊情况来了，员工结束出差，8月2日乘飞机抵达本地机场时是晚上11点，打出租车到家时是8月3日零点四十分。那么，公司计算出差补贴时，要不要多计一天呢?这就有争议了。如果差旅费报销制度能约定清楚，出差返回时间以抵达公司所在城市的时间为准，就不会有争议了。

2、特殊事项要有替代方案

款付出去了，却没有发票，费用怎么报销呢?很多会计人员常纠结于此。

例如，公司派遣工程人员到山区铺设网络，两个月的时间吃住都在老乡家。项目结束后，工程人员给了老乡3000元作为酬谢，没有发票，这笔费用该如何报销呢?此时，会计人员若一味地强调凭票报销，显然不合理。

对此，有家公司就设计了替代方案。该公司按艰苦程度把出差地划分为ABCD四类：A为一二线城市，B为三四线城市，C为五线以下城市及乡镇，D为农村、山区与其他艰苦地区。对出差到D类地区的，该公司实行差旅费包干制，给予出差人员更高的出差补贴。

3、新生事项预留例外通道

这里所说的新生事项，是指费用报销制度中没有约束，以前也没有发生过的费用报销事项。对于这样的事项，财务部事先要考虑充分一些，预留出处理办法，等到事情真的发生了，才不至于手足无措。

需要注意的是，新生事项有了处理先例后，财务部应总结规律，将处理办法补充进费用报销制度中。

4、培训宣贯先行

费用报销制度出台后，不能一发文就了事，必须通过宣讲、培训将制度精神传达给所有员工，并预留出制度实施的前置时间。

大企业一般会在新员工入职培训时安排一门“员工如何报销费用”的课程，这门课程会把财务部的要求以及有关发票的知识点告知员工，从而帮助员工正确认识企业的费用报销制度。

例如，很多员工不清楚增值税专用发票与普通发票的区别，不明白为什么财务部要求报销人尽量索取增值税专用发票，通过培训，可让员工充分了解增值税专用发票是可以认证抵税的。

另外，财务部要积极宣传官方发布的各类财税新政策、新法规，如建立公众号推送相关解读文章、拍短视频介绍相关知识点，这些都是较好的宣传手段。

5、找准审批关键节点

员工报销费用时，往往要找多位领导审批，审批结束才能将报销单据提交到财务部，由财务部安排打款。对于费用报销的审批，不同的企业有不同的要求。企业规模越小，审批流程越简单;规模越大，审批流程越复杂。

在一些大的集团公司，员工报销一笔费用往往需要经过十多个领导审批。从内控角度来看，员工报销小额费用，有三个人审批足可控制住风险了。为什么审批流程会如此烦琐呢?这是值得我们深入思考的问题。

6、约定费用报销时限

费用发生后，当事人应及时将费用发票提交到财务部申请报销。一般来说，费用不宜跨年报销。

维护费用报销的时效性，一方面可以降低费用报销的差错率，另一方面也可以保证会计报表里成本费用入账的及时性，进而避免会计信息失真。维护费用报销的时效性，既需要报销人及时报销，也需要审批人尽快审批。

7、集中处理

费用报销大都是小金额，但费用报销的单据量却是大批量。假设企业有上千名员工，费用发生后，如果员工随时都能到财务部报销，会计人员会苦不堪言。

我以前所在的公司就面临这样的问题。从周一到周五，从上午到下午，总有人过来报销费用，财务部就像茶馆一样，不断有人进进出出。这极大地影响了财务部开展其他工作。

后来有人提议，费用报销集中在每周二、周五下午处理。经常报销费用的员工，建议尽可能每月集中报销一次。这个提议被采纳后，财务部费用报销工作的效率高了许多，也轻松了许多。

8、IT与人工智能替代

费用报销审批工作量大、规则性强、控制节点少、执行简单，这几个特点很符合人工智能作业的要求。费用报销前端的审批、中间的做账、后端的打款，都可实现人工智能化处理。

一家企业的费用报销量即便很大，涉及的类型也不会太多，费用报销规则性强、重复、机械的特点特别适合IT数据化。大型集团公司如果建立了财务共享服务中心，再借助人工智能，费用报销就可能做到由系统自动处理。这样一来，费用报销的工作量会大大减少。

例如，通过OA(办公自动化)系统可在审批环节实现电子审批，把人跑路变成计算机跑路;在单据流转环节可实现集中快递至财务共享服务中心;在付款环节通过OA与网银对接可实现批量转款;在账务处理环节能够实现会计分录系统化处理，从而替代手工录入会计分录。