记账凭证的更正需根据错误发现的时点和错误类型选择对应方法,核心要求是“不掩盖错误痕迹、确保可追溯性”。
三种典型场景的更正操作
1.科目或方向错误:红字冲销法
适用场景:记账凭证的会计科目、借贷方向错误,且已登记入账。
操作步骤:
红字冲销:用红字填制一张与原错误凭证完全相同的凭证,摘要注明“注销某月某日某号凭证”;
蓝字订正:重新填制正确的蓝字凭证,摘要注明“订正某月某日某号凭证”。
案例:
某公司误将“销售费用-广告费”5,000元记为“管理费用-办公费”:
错误凭证:
摘要:支付广告费
借方:管理费用-办公费5,000
贷方:银行存款5,000
更正操作:
(1)红字冲销凭证(摘要注明“注销3月5日转字12号凭证”):
摘要:注销3月5日转字12号凭证
借方:管理费用-办公费-5,000(红字)
贷方:银行存款-5,000(红字)
(2)蓝字正确凭证(摘要注明“订正3月5日转字12号凭证”):
摘要:支付广告费
借方:销售费用-广告费5,000
贷方:银行存款5,000
注意:原错误凭证和红字凭证需保留在档案中,不得撕毁。
2.金额错误:差额调整法
适用场景:会计科目正确,但金额多记或少记。
操作规则:
多记金额:红字冲减差额(调减用红字);
少记金额:蓝字补充差额(调增用蓝字)。
案例1(多记):
某公司支付运费2,000元,误记为20,000元:
错误凭证:
摘要:支付运费
借方:销售费用-运费20,000
贷方:银行存款20,000
更正凭证(摘要注明“冲销3月8日付字5号凭证多计金额”):
摘要:冲销3月8日付字5号凭证多计金额
借方:销售费用-运费-18,000(红字)
贷方:银行存款-18,000(红字)
案例2(少记):
某公司确认收入50,000元,误记为5,000元:
更正凭证(摘要注明“补充3月10日收字8号凭证少计金额”):
摘要:补充3月10日收字8号凭证少计金额
借方:应收账款45,000
贷方:主营业务收入45,000
3.以前年度错误:蓝字追溯法
适用场景:跨年后发现以前年度的凭证错误(无论科目或金额错误)。
操作要求:
蓝字更正:直接填制蓝字凭证,摘要注明“更正某年某月某日某号凭证”;
附注说明:在凭证附件中补充错误原因及影响分析。
案例:
2024年发现2023年一笔折旧费少计提10,000元:
更正凭证:
摘要:更正2023年12月转字30号凭证折旧费少计提
借方:管理费用-折旧费10,000
贷方:累计折旧10,000
附注:需在2024年报表附注中披露该追溯调整对期初留存收益的影响。
记账凭证更正特殊注意事项
摘要规范:
必须明确标注“注销”“订正”“补充”等关键词,并注明原凭证日期和编号;
跨年更正需在摘要中写明具体年份(如“更正2023年X月X日X号凭证”)。
金额书写:
红字金额需用红色墨水或负数标识(电子账用负数),不得涂改;
分位线需从最后一笔金额划至合计数上方,防止篡改。
附件管理:
所有更正凭证需附错误凭证复印件及情况说明(如内部审批单);
涉及多部门分摊的费用,需附原始凭证分割单。
记账凭证更正的高频错误与应对
错误类型 | 风险后果 | 合规操作 |
---|---|---|
直接涂改错误凭证 | 审计认定为舞弊 | 红字冲销+蓝字订正 |
未保留原错误凭证 | 无法追溯业务真实性 | 错误凭证与更正凭证装订在一起 |
跨年更正未披露影响 | 财务报表被出具保留意见 | 在附注中说明调整金额及科目 |
摘要模糊(如“调整”) | 后续查账困难 | 明确标注原凭证日期、编号及错误类型 |