原始凭证是经济业务的“第一手证据”,填制时需确保真实性、完整性和可追溯性。通俗来说,它就像一张“财务收据”,记录了谁、何时、做了什么交易。
原始凭证记录真实:如实填写交易内容,不得虚构或篡改。
例子:公司采购一批办公用品500元,发票必须注明实际购买的物品(如A4纸、笔)、数量和单价,不可虚增金额或替换商品名称。
内容完整:凭证要素缺一不可,包括:
名称(如“增值税专用发票”)、日期、交易双方全称、经济业务内容、数量、单价、金额、经办人签章和单位公章。
反面案例:某员工报销差旅费,提交的车票未注明日期和乘车区间,财务以“内容不完整”拒收。
手续完备:
外部凭证(如发票)需加盖对方公章或财务章;
内部凭证(如借款单)需部门负责人签字;
购买实物需附验收单,证明货物已收到。
例子:公司购买设备10万元,凭证需附采购合同、发票、设备验收单,三者缺一不可。
原始凭证书写规范:从金额到文字的“防错指南”
原始凭证的书写直接关系财务数据的准确性,需严格遵循以下规则:
金额书写:
小写金额:用阿拉伯数字逐字书写,如“¥500.00”不得连笔或留空;
大写金额:用“壹、贰、叁”等规范汉字,大写前需标注“人民币”字样,末尾加“整”或“正”字(如“壹仟元整”)。
错误案例:收据中将“¥1,000.50”大写为“人民币壹仟元五角”,漏写“分”字,导致金额争议。
文字与编号:
文字需工整清晰,不得用简化字(如“另”代替“零”);
多联凭证需用复写纸套写,编号连续,作废凭证加盖“作废”章并保留。
例子:某公司开具发票时跳号使用,导致税务稽查时被质疑账务不连贯。
原始凭证特殊场景的填制要求
销货退回与退款:
需填制红字发票,并附退货验收证明和对方收款凭证,不可用红字发票代替退款收据。
反面案例:某电商平台仅用系统红冲订单,未收回原发票联次,导致税务风险。
职工借款与还款:
借款时填制借款单,需负责人签字;还款时另开收据,不得退回原借款单。
例子:员工小王借款5,000元出差,归还时财务开具收据,原借款单作为记账凭证附件保留。
跨部门分摊费用:
使用原始凭证分割单,注明分摊金额、比例及各方信息,避免重复报销。
例子:公司支付场地租赁费10万元,由A、B部门各承担5万元,分割单需双方负责人签字确认。
原始凭证高频错误与合规应对
错误类型 | 风险后果 | 合规操作 |
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涂改金额或日期 | 凭证无效,涉嫌舞弊 | 金额错误需重开凭证,其他错误可更正并盖章 2 7 |
无验收证明的采购 | 无法证明物资真实性 | 附仓库入库单或第三方验收报告 |
漏盖公章或签章 | 凭证法律效力不足 | 外部凭证需盖公章,内部凭证需经办人签字 |
摘要模糊(如“其他费用”) | 审计时无法追溯业务实质 | 明确到具体事项(如“3月办公室水电费”) |